公司治理文件作为辩护证据

账户被冻结时，公司记录为什么重要？

公司银行账户被冻结后，调查人员会问两件事：这家企业是否真实存在？它的付款是否按正当程序进行？公司自己的记录可以回答这两个问题。

2016年《公司法》第245条要求公司保存能解释其交易和财务状况的会计记录和其他记录。^[f1]如果你的公司有保存，你已经有了证明合法经营的基础证据。

记录齐全，有助于调查人员弄清状况。文件齐全又前后一致时，调查人员和法庭比较容易理解公司的解释。

董事会决议和会议记录

2016年《公司法》第241条要求董事保存董事会会议和股东大会的记录。^[f5]会议记录是当时所作决定的记录。某笔付款被质疑时，显示董事讨论并批准它的会议记录，就证明这是正当的决定。

收集所有关于重大财务决定的董事会决议，包括开设或关闭银行账户、委任签字人和批准大额付款。冻结之前的决议分量更重，因为它们是在任何调查开始前做出的。

定期召开、有议程和记录的董事会会议，本身就能显示企业管理有章法。你建立的时间线应在相应日期标出这些董事会决定。

财务记录和审计报告

不论是否经过审计，财务报表都显示企业实际在做什么。经审计的报表分量很重，因为独立审计师已核对过数字。

AMLA 2001第17条要求申报机构（如银行）保存客户和交易记录至少六年，所以银行那边也可能有副本。^[f3] 公司自己也应把交易记录保存完整，冻结时才有记录可以解释每一笔付款。请调出损益表、资产负债表和现金流记录。

报税和GST或SST申报也是证据。按时申报和缴税的公司，显示出一贯的合规记录。这些申报与银行账户里的付款对得上，就支持款项是用于生意的说法。你的资金来源文件也是用这些记录整理出来的。

公司结构和SSM注册

SSM文件证明公司存在，也显示公司的组成，包括注册证书、公司章程，以及董事和股东名册。

组织架构图显示谁向谁汇报、谁可以批准付款，能说明谁有权管理银行账户。如果付款都由对的人批准，就能削弱账户被滥用的说法。

每次更换董事、股东或注册地址，都应有相应的SSM备案。齐全的备案显示公司一直履行法定义务。

合规和内部控制

2016年《公司法》第213条要求董事以合理的谨慎、技能和勤勉行事。^[f2]内部控制、合规政策和风险程序，显示你履行了这项义务。即使是大额付款须两人签字这样简单的规定，也算数。

在冻结账户案件中，反洗钱记录很重要。把公司做过的客户审查、交易监控或员工合规培训都记录下来。它们显示企业有努力防止账户被滥用。

行业执照、准证和专业注册也有帮助，请一并放进证据里。在行业规定内经营，能支持公司是真正经营的说法。

合同和商业往来

与客户、供应商和服务商的合同，说明钱为什么经过公司账户。每份合同都把一笔付款和真实的商业用途连起来。^[f4] 如果调查人员根据《刑事法典》第424A至424C条审查账户上的付款，与付款对应的合同就是款项真实的有力证据。

收集与冻结账户中每笔付款对应的采购单、发票、送货单和收据。发票和交货证明指南说明如何整理。每份能与银行记录对上的文件，都会加强你的案件。

与商业伙伴的电邮、信件和讯息能补充背景，显示每笔付款背后的商业原因。

如何把公司记录交给律师

把文件分成几类：治理、财务、合规、合同和往来通信。每一类按日期排列，方便律师快速审阅并找出缺口。

做一份索引，列出每份文件、日期和它的用处。律师可以用它迅速找到证据。文件整理得有条理、容易取用，证据准备流程就最顺利。

如果公司账户被冻结，律师可以用这些记录向调查人员或法庭解释你的付款。冻结后切勿修改、倒填日期或另造任何公司文件，任何篡改痕迹都会严重损害你的辩护。

来源

1. 2016年《公司法》第245条：会计记录和财务报表
2. 2016年《公司法》第213条：董事的义务
3. 2016年《公司法》第241条：会议记录
4. 2001年《反洗钱、反恐融资及非法活动所得法》(AMLA)
5. 《刑事法典》第424A条：持有或控制他人的付款工具或账户